Fragen & Antworten

Das kommt ganz darauf an ob sie das von sich aus einführen möchten oder ob das ggf. von einem Kunden verlangt wird, damit sie deren Aufträge erhalten. Grundsätzlich ist es erst mal gut, ein QM-System zu haben, damit sie z. B. bezogen auf Risiken, gesetzliche und behördliche Anforderungen oder in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten auf sicheren Beinen stehen. Mit dem QM-System steigern sie im Idealfall nicht nur Ihre Qualität und reduzieren Kosten, sondern sie optimieren über den Verbesserungsprozess und die Normvorgaben auch ihr gesamtes Unternehmen, deswegen ist es auch sinnvoll so ein System dann einzuführen, wenn sie eine Firma gründen und nicht erst wenn es Ihre Kunden von Ihnen verlangen.

Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten. Zum einen hängt das von der Größe eines Unternehmens ab, und zum anderen davon, welche Abteilungen sie haben und was sie machen, also Handel, Produktion oder Dienstleistung bzw. Kombinationen dieser Tätigkeiten. Die einfache Faustformel lautet je komplexer und größer ihr Unternehmen, desto teurer die Systemeinführung, deswegen empfehle ich auch ein QM-System so früh wie möglich einzuführen am besten, schon bevor man die ersten Mitarbeiter eingestellt hat, dann sind die Normvorgaben schnell und günstig umgesetzt, und das System wächst mit Ihrer Firma.

Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten. Zum einen hängt das von der Größe eines Unternehmens ab, und zum anderen davon, welche Abteilunge sie haben und was sie machen also Handel, Produktion oder Dienstleistung bzw. Kombinationen dieser Tätigkeiten. Die einfache Faustformel lautet je komplexer und größer ihr Unternehmen, desto teurer ist die Systempflege.

Wenn man zu der Pflege des QM-Systems auch die Kosten für Zertifizierungen, interne Audits sowie Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits rechnet, muss man mit einigen Variablen rechnen, da es dann zum einen auf die Zertifizierungsgesellschaft und zum anderen ggf. darauf ankommt, ob sie externe Berater benötigen und welche h-Sätze zu berücksichtigen sind.

Wenn wir Ihr QM-System einführen, erstellen wir neben der Systemeinführung, zu allen Themen, die sie im Laufe der QM-Pflege erledigen müssen, entweder automatische Serientermine, in Ihrem Terminsystem (z. B. Outlook) oder wir stellen ihnen eine Aufgabenliste zur Verfügung mit deren Hilfe sie die regelmäßigen Themen überwachen können. Dazu gehört zum einen die regelmäßige Durchführung von internen Audits aber ggf. auch die Einhaltung der Messmittelkalibrierung und Pflege einer Datei, in der ihre Kennzahlen überwacht werden und die Sichtung sowie Aktualisierung Ihrer Maßnahmen, die den Verbesserungsprozess unterstützen.

Grundsätzlich ist das möglich, zu beachten ist dabei nur, dass ausschließlich die Beratung gefördert wird, nicht die Dienstleistung oder Schulungen ihres Personals. Also wenn sie die Umsetzung auf Basis der Beratung selber durchführen, wird das entsprechend den Vorgaben des BAFA, gefördert.

In der Regel erhalten sie innerhalb von ein bis zwei Wochen die entsprechende Bestätigung.

Hierzu erhalten sie ausführliche Informationen auf der Website des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, detaillierte Infos erhalten sie hier.

Je nach Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Unternehmenssitz können Fördersummen von 3000€ bis 4000€ zugrunde gelegt werden, und daraus Förderungen, je nach der Beratungsart, von 50 – 90% resultieren.

Sie müssen mindestens folgende Anforderungen erfüllen, die sie hier nachlesen können.

• Junge Unternehmen, die nicht länger als zwei Jahre am Markt sind (Jungunternehmen)
• Unternehmen ab dem dritten Jahr nach der Gründung (Bestandsunternehmern)
• Unternehmen, die sich in wirtschaftlichen Schwierigkeiten befinden – unabhängig vom Unternehmensalter (Unternehmen in Schwierigkeiten)

Die Unternehmen müssen ihren Sitz in der Bundesrepublik Deutschland haben und der EU-Mittelstandsdefinition für kleine und mittlere Unternehmen entsprechen.

Zusätzlich müssen Unternehmen in Schwierigkeiten die Voraussetzungen im Sinne von Nummer 20 Buchstabe a oder Nummer 20 Buchstabe b der Leitlinien für staatliche Beihilfen zur Rettung und Umstrukturierung nichtfinanzieller Unternehmen in Schwierigkeiten (2014/249/01) in der jeweils geltenden Fassung erfüllen.

Was in der Förderung beratend gefördert werden kann, können sie hier nachlesen.

Grundsätzlich werden folgende Maßnahmen gefördert: Allgemeine Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung.

Im Speziellen sind das folgende Themen:

• Unternehmen die von Frauen geführt werden.
• von Migrantinnen oder Migranten geführt werden.
• von Unternehmern/innen mit anerkannter Behinderung geführt werden.
• zur besseren betrieblichen Integration von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern mit Migrationshintergrund beitragen.
• zur Arbeitsgestaltung für Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit Behinderung beitragen.
• zur Fachkräftegewinnung und -sicherung beitragen.
• zur Gleichstellung und besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf beitragen.
• zur alternsgerechten Gestaltung der Arbeit beitragen.
• zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz beitragen.
• Unternehmen in Schwierigkeiten können eine Förderung erhalten für eine Unternehmenssicherung Beratung zur Wiederherstellung der wirtschaftlichen Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit.
• Zusätzlich können Unternehmen in Schwierigkeiten zur Vertiefung der Maßnahmen einer Unternehmenssicherung Beratung eine weitere Folgeberatung zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung gefördert werden.

Die erforderliche Qualifikation von Beratern/Beraterinnen können sie hier nachlesen.

Selbständige Beraterinnen und Berater bzw. Beratungsunternehmen müssen einen Qualitätsnachweis erbringen, wie z. B. eine Unternehmens- oder eine Personenzertifizierung sowie den Nachweis der Qualifikationen in wirtschaftlich- bzw. technisch- /organisatorischen Bereichen.

Leider gibt es bei dem BAFA keine Liste aller Berater also muss man sich mit dem Beraterauftrag, den man selber definiert, auf die Suche nach dem oder der passenden Berater/in machen.

Bevor mit der eigentlichen Beratung begonnen werden kann suchen sie sich den passenden Berater, worauf sie dabei achten sollten, können sie im unten verlinkten PDF (Hinweise für KMU) nachlesen. Ein persönliches Gespräch mit dem Berater im Vorfeld und am Besten mit mindestens zwei unterschiedlichen Beratern ist sinnvoll. Lassen sie sich auch konkrete Angebote unterbreiten mit einer Darstellung der Anzahl der Beratertage und des gesamten Preises für die Beratung.

Vor einer Antragstellung müssen Jungunternehmen und Unternehmen in Schwierigkeiten ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner über die Zuwendungsvoraussetzungen führen. Die regionalen Beratungsstellen finden sie hier auf der Seite des BAFA.

Die Beratung startet erst mit bzw. nach der Inaussichtstellung des BAFA, es folgen Beratungszeiten in denen der Berater ihr Unternehmen gemeinsam mit Ihnen analysiert und anschließend eine Beratungsbericht erstellt. Sie erhalten einen detaillierten Bericht und einen Maßnahmenplan, der sich an dem Beraterauftrag orientiert und mit dem sie die erforderlichen Maßnahmen umsetzen können. Gibt es Unstimmigkeiten werden diese besprochen und ggf. korrigiert, und dann kommt die Rechnung. Erst, wenn sie die Rechnung an den Berater bezahlt haben können sie den Beratungsbericht mit dem Maßnahmenplan und dem Nachweis über die bezahlte Rechnung an das BAFA senden. Das BAFA prüft die Informationen, legt die Förderhöhe fest und informiert sie darüber.

PDF: Hinweise für KMU (176 kb)

Die DSGVO und die weiteren zum Teil auch nationalen Gesetze (wie z. B. das BDSG) betreffen jedes Unternehmen, unabhängig davon wie groß eine Firma ist. Den europäischen Datenschutz müssen laut dem Art. 2, 3 und 4 der DSGVO alle natürlichen oder juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet einhalten.

Wir bezeichnen das immer gerne als „Basisdatenschutz“, eine pauschale Aussage dazu, was man erfüllen muss, um den Basisdatenschutz zu erfüllen gibt es natürlich nicht. Eine Fragestellung nach den grundlegenden Anforderungen, kann man insofern auch nur bedingt und unter Vorbehalt beantworten. Die folgende Darstellung ersetzt nie die erforderliche Prüfung vor Ort zu den genauen Umständen wie personenbezogene Daten von einem bestimmten Unternehmen verarbeitet werden.

Aber es gibt natürlich grundlegende Dinge, die man tun kann:

• Datenschutzhinweis auf Ihrer Website 
• Verarbeitungstätigkeiten erkennen und in einem Verzeichnis dokumentieren.
• Auftragsverarbeiter, bzw. eigene Auftragsverarbeitung erkennen 
• Internen und externen interessierten Parteien informieren.
• Ggf. Einwilligungserklärungen abschließen – Das sollte aber nur die letzte Option sein.
• Prüfen ob sie eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durchführen müssen,
• Technischen und organisatorischen Maßnahmen (ToM) im Unternehmen prüfen

Laut der DSGVO benennen sie als Firma unter folgenden Bedingungen, stark vereinfacht einen DSB:

1. Wenn Ihre Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, bei denen Sie eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen durchführen. 
2. Wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten besteht.

Solange Ihre Kerntätigkeit nicht die Verarbeitung pbD ist müssen sie zusätzlich prüfen, ob das BDSG da noch zutrifft und das sieht die Pflicht einen DSB zu bestellen in den folgenden Punkten:

1. Wenn sie in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. 
2. Wenn Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen
3. Wenn sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeiten.

Um nachhaltig zu wirtschaften muss man sich als Unternehmen über einige Begrifflichkeiten und die positive Umsetzung von Maßnahmen zur Reduzierung negativer, oder Förderungen von positiven Einflüssen machen. Dazu gehören u.a. Themen wie Qualität, Finanzen, Umwelt, Energie, Personal, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und nicht zuletzt die Einhaltung von Gesetzen und damit auch solche Begrifflichkeiten wie Menschenrechte, Korruption, Bestechung, Kinderarbeit, Mutterschutz und Wettbewerb.

Selber aufgestellte, individuelle Regeln zur Geschäftsethik und dem eigenen Verhalten (Code of Conduct) gegenüber seinen Stakeholdern (Interessenten, Kunden, Lieferanten und Personal) die man entsprechend darstellt und selber lebt, sollen dabei den Unternehmen helfen, diese Dinge im Prinzip besser umzusetzen, als das die geltenden Gesetzte vorgeben.

Ein sehr wichtiger Baustein innerhalb der Forderungen, sich als Unternehmen nachhaltig aufzustellen, ist auch die Nachhaltigkeit seiner Lieferanten zu prüfen und ggf. auch vorzugeben und einzufordern so wie das die Automobilkonzerne machen.

Aufgrund der vielen Themen, die bei der Nachhaltigkeit umgesetzt werden können, ist es nicht einfach diese Frage eindeutig zu beantworten. Beziehungsweise man kann es nicht für alle Unternehmen gleich beantworten. Kleineren Unternehmen gesteht man in der Regel zu, dass sie gewisse Themen nicht vollumfänglich darstellen/umsetzen. Wichtig ist es auf jeden Fall einen eigenen Verhaltenskodex (Code of Conduct) zu erstellen und diesen auch innerbetrieblich zu leben, mindestens dadurch das man seine eigenen Vorgaben intern schult.

Die Umsetzung und Einhaltung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes sowie die Einhaltung Arbeitsrechtlicher Aspekte und der Menschenrechte sind wesentliche Bestandteile der Nachhaltigkeit.

Und zum Dritten müssen Sie auch Ihre Lieferanten bezüglich der Nachhaltigkeit prüfen und ggf. mit eigenen Vorgaben dazu verpflichten, das macht man z.B. indem man die eigenen Richtlinien an den Lieferanten zur Übernahme/Kenntnis weiterleitet und ggf. über einen Fragebogen und Maßnahmen, die aus der Auswertung des Fragebogens resultieren.

• Schritt 1 – Es erfolgt eine Analyse des Unternehmens, anhand einer Checkliste „Nachhaltigkeit“, was ist schon vorhanden, und was muss noch umgesetzt werden.
• Schritt 2 – Es werden die Mindestanforderungen anhand der eigenen Wünsche und der Anforderungen von Kunden (z.B. Automobilkunden) ermittelt.
• Schritt 3 – Zeitliche und fachliche Festlegung der geplanten Umsetzung über einen Maßnahmenplan.
• Schritt 4 – Erstellen erforderlicher Dokumentationen
• Schritt 5 – Schulen/informieren der Beschäftigten und Umsetzen des Lieferkettenmanagements

Folgende Schritte folgen optional, je nach Kundenanforderungen entweder parallel zu den vorhergehenden Schritten oder nachdem Ihr Nachhaltigkeits-Managementsystem erstellt und umgesetzt wurde.

• Ausfüllen des SAQ oder anderer Fragebögen von Kunden/Automobilkunden
• Ggf. Vorbereitung/Durchführung eines externen Audits durch einen Kunden zur Nachhaltigkeit

• Verhaltensregeln für Lieferanten
  ([CoC], hierzu kann man auch die eigenen Verhaltensregeln verwenden)
  • Fragebogen zur Ermittlung der Lieferantennachhaltigkeit
  • Auswertungsbogen zum Fragebogen, und Maßnahmenplan zur Optimierung der Lieferanten bzw. Einstufung der Nachhaltigkeit von Lieferanten, gemäß dem Ergebnis der Auswertung
  • Internen Festlegung von Prozessen zur Umsetzung der Nachhaltigkeit bei Lieferanten, mit einer Festlegung dazu, welche Lieferanten entsprechend behandelt werden.
• Zusätzlich sollten sie einen Beschwerdemechanismus für alle Steakholder umsetzen, also auch für Ihre Lieferanten.
• Es ist empfehlenswert gewisse Kriterien bezogen auf die Lieferantenauswahl z.B. bezüglich des Umsatzes, der Mitarbeiterzahl usw. festzulegen.

Sobald sie der Definition Arbeitgeber laut dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) entsprechen, also wenn sie den ersten Mitarbeiter in Ihrer Firma eingestellt haben, müssen sie die gesetzlichen Vorgaben im Arbeitsschutz, dem Gesundheitsschutz und der Unfallverhütung beachten und aktiv umsetzen.

Auch wenn wir in unseren bisherigen Tätigkeiten und aktuell bei meinen Kunden, täglich im Zuge des Datenschutzes und im Qualitätsmanagement in der Arbeitssicherheit unterstützend tätig sind, dürfen wir erst als FASI oder SIFA arbeiten (und die Berufsbezeichnung verwenden), wenn wir die erforderliche Qualifikation nachweisen können. Für ende 2019 ist die Qualifikation/Erweiterung abgeschlossen und dann dürfen wir sie offiziell als FASI/SIFA beraten. Aber wie schon gesagt wir unterstützen unsere Kunden auch heute schon gerne bei der Umsetzung der Maßnahmen, die von den jeweiligen Fachkräften zur Umsetzung vorgeschlagen oder vorgeschrieben werden.