Wann muss ich einen 8D-Report erstellen und worauf muss ich achten? Gibt es normative Pflichten einen 8D-Report zu erstellen und welche Alternativen gibt es?
Es gibt natürlich keine Pflicht einen 8D-Report zu erstellen. Kunden im Automobilbereich lassen es einem i.d.R. aber nicht durchgehen, wenn man keinen 8D-Report zurücksendet. Im www gibt es, wenn man gerne einen eigenen Report erstellen möchte, reichlich Beispiele und Vorlagen. Unter anderem wird das Thema auch in Wikipedia behandelt.
Vor dem 8D-Report steht die 8D-Analyse. Warum das so ist, liegt auf der Hand. In manchen Fällen kennt man die wirkliche Fehlerursache nicht, auch wenn man glaubt sie zu kennen!
Der Satz “wir wissen schon, woran das liegt”, ist häufig nicht wahr. Wenn z. B. eine Zeichnung nicht korrekt ist, liegt das nicht unbedingt nur am Konstrukteur, dafür kann es viele andere Ursachen geben. Aber es ist einfacher das anzunehmen und sehr viel weniger aufwendig und kostenintensiv, als die wirkliche Ursache zu suchen und dann abzustellen, wenn es z. B. an einer Softwareumstellung liegt, die ggf. nicht alle Bestandteile bei 30% der Zeichnungen übernommen hat und die Abstellmaßnahme einen Mitarbeiter eine Woche oder länger mit der Behebung des Problems beschäftigen würde.
Die meisten Firmen oder Beschäftigte in den Unternehmen haben durch die Anforderungen eines Kunden aus dem Automobilsektor Berührungspunkte bezogen auf den 8D-Report. Der Automobilhersteller oder der Unterlieferant des Herstellers fordert gerne einen 8D, 5D oder 3D-Report, um festzustellen, ob du als Lieferant auch erkannt hast, dass es zu einem Fehler gekommen ist und, ob du diesen Fehler korrekt behandelt hast, also ob du eine Analyse und Abstellmaßnahmen durchgeführt hast.
Wenn wir es ganz eng nehmen, kannst du keinen 8D-Report erstellen oder an den Kunden retournieren, wenn vorher keine 8D-Analyse durchgeführt wurde. Die üblichen 8 Schritte (Disziplinen), aus denen die Bezeichnung resultiert und die man durchführen muss, um das Ergebnis also den 8D-Report darstellen zu können, sind folgende:
- Team bilden
- Problem/Fehler beschreiben
- Sofortmaßnahmen festlegen/umsetzen
- Fehlerursache(n) suchen/analysieren/feststellen
- Abstellmaßnahmen planen
- Abstellmaßnahmen umsetzen
- Verhindern das der Fehler wieder auftritt
- Den Erfolg des Teams würdigen
Wenn die Schritte 1-8 wirklich durchgeführt wurden kannst du die Ergebnisse 1:1 in den Report übertragen. Da einige Schritte in der Praxis nicht immer voneinander getrennt werden oder ggf. nicht unbedingt erforderlich sind, haben sich Alternativen zu dem 8D entwickelt wie z. B. 5D, 3D oder 7 Step. In vielen Fällen werden 8D-Reporte ohne eine eigene Analyse durchgeführt zu haben retourniert.
Es ist sinnvoll und manchmal auch wichtig eine Ursachenanalyse durchzuführen, gerade wenn man sich nicht sicher sein kann, was die wirkliche Ursache eines Fehlers war, da die DIN ISO 9001:2015 in dem Kapitel, 10.1 “Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen” folgendes darstellt:
“Wenn eine Nichtkonformität auftritt, einschließlich derer, die sich aus Reklamationen ergeben, muss die Organisation darauf reagieren und, falls zutreffend, die Ursache der Nichtkonformität bestimmen... “
Die Norm fordert nicht zwingend eine 8D oder irgendwie anders geartete Analyse bzw. den entsprechenden Report, aber das man Fehler analysiert damit Wiederholfehler, und damit auch Kosten, vermieden werden. Wie und ob du einen entsprechenden Report erstellst und welche Schritte dabei aus deiner Sicht sinnvoll und machbar sind bleibt dir überlassen. Die Durchführung einer Fehlerprüfung in Form einer 8D-Analyse erfolgt insofern, wenn:
- der Kunde es wünscht oder
- du diese Vorgehensweise in deinem Unternehmen für sinnvoll erachtest und fest etabliert hast.